Неспоразуми око е-поште

Остало

Сви знамо аксиом редакције: Иако се бавимо информационим послом, сигурно смо лоши у међусобној комуникацији.

А е-пошта није побољшала наш рекорд.

Нема сумње да је то разлог зашто иначе симпатичне колеге воле Срее Среенивасан написао би две колоне са насловима „Мрзим е-пошту“ на Поинтер Онлине прошле године. Обоје чине изврсно читање.

Не мрзим е-пошту. Али мрзим начин на који то може да допринесе неспоразумима на радном месту. Несхваћена е-пошта узрокује неке од главних проблема са којима се боримо у редакцијама:


  • Управљање временом

  • Решавање конфликата

  • Сарадња
Е-пошта, када је ефикасна, информише људе, убрзава посао и повезује људе на даљину. Али пречесто нам е-пошта оставља превише питања, а та питања узрокују проблеме.

Погледајмо неколико питања рођених из погрешно схваћене е-поште:

Питање: Када вам ово треба?

Послали сте ми захтев за информације или радњу без назнаке када вам требају. Да ли је ово хитно? Да ли треба да одвојим други посао да бих одговорио? Да ли је ово захтев „када имате времена“, али потребан до одређеног рока?

Можемо боље управљати својим временом када је у е-маил поруци јасно време. Ово је посебно важно за шефове да схвате: када пошаљете поруку, људи ће вероватно претпоставити да одмах желите акцију. Ако то није случај, обавезно обавестите примаоца. Развијте свој код. Сви знамо шта значи АСАП. Можда можете да користите АИЦ (по вашој погодности) или измислите сопствену кратицу, нешто попут ВИЦ (Кад можете - не чистите палубе да бисте то урадили) као резерву за захтеве који нису хитни.



Питање: Зашто нисте одговорили на моје питање?

Послао сам вам поруку са два питања. Пример:

'Здраво. Проверавам да ли је нови објектив ушао. Искључена сам за два дана и само желим да добијем извештај о томе и да ли сте видели мој захтев за дан одмора следеће недеље. “

Затим долази ваш одговор:

„Објектив још није ушао. Имам захтев за одмор. “


Одговор је непотпун и фрустрирајући. Најбољи одговор би био извештај о статусу сочива и одлука да ли могу да имам тај дан одмора или не. Ако сте презаузети да бисте одмах истражили оба одговора, реците: „Објектив још није ушао - буммер. Проверићу касније данас на УПС-у. Ипак морате потврдити дан одмора - можда постоји сукоб. Обавестићу вас до краја дана. “ Рећи људима када сте у стању да одговорите показује и посвећеност и поштовање. Наравно, морате да пратите!

Будући да примамо толико е-маилова, можемо их брзо прочитати, а затим занемарити одговор на сва питања која садрже. Поново прочитајте упит и свој одговор пре него што притиснете „одговор“. Тај мали поступак може помоћи пошиљаоцу и одговору да избегну налет додатне преписке, као и извесну иритацију.

Кад смо већ код иритације ...

Питање: Да ли сте љути на мене?

Е-пошти недостаје личност и контекст. Речи које пишемо могу се читати на више начина. Прималац оно што сматра да је ефикасно, уско писање може схватити као кратко и одбацивање.

Пример:

Пишем свом уреднику: „Здраво Јулие. Свидело вам се централно место на крају године. Радим на колумни о проблемима са е-поштом и послаћу вам на уређивање после 17:00, ако вам то успе. “

Она одговара: „Добро.“

Сада, користећи своје најбоље позоришне вештине, прочитајте наглас једну реч „фино“, на пет различитих начина. Ваших пет тумачења могу укључивати: срећу, задовољство, огорченост, искушавање или досаду.

Колико често пропуштамо шансу да својим порукама додамо хуманост и контекст у својој журби за ефикасношћу? Не морате украшавати пошту смајлићима - довољно је само неколико додатних речи. Наш уредник за управљање Поинтер Онлине, Јулие Мосс , је господар овога. Њен ефикасан одговор могао би изгледати овако: „Хвала на повратним информацијама! 17:00 треба да функционише сасвим у реду. Ценим упозорење. “

Питање: Да ли је ово рат?


Не могу вам рећи колико пута, радећи са новинарима на студијама случајева решавања сукоба, сазнајемо да су ствари отишле у пакао због е-поште послате у бесу. Ово је једно време када е-пошта има пуно личности, и то све виталне. Шаљете писмо бомбу, а не поруку. Може имати већу тежину и нанети већу штету од изговорене речи. Ако вам је довољно стало до нечега да бисте се за то заузели, довољно је да разговарате са неким лично - и дођите спремни да саслушате, као и да разговарате. Аргументи е-поште само компликују и ескалирају лошу ситуацију.

Свиђа ми се ова мантра коју сам чуо од учесника Поинтеровог семинара, изручен на полицајачки начин: Тицкет офф? Спремни за дување? Одмакните се од тастатуре.

Питања: Зашто ја? Зашто баш они?

Зар не волите да вас копирају на е-маилове без икаквог разумевања зашто се то догодило? Не можете знати да ли сте позвани у разговор, очекује ли се одговор или је пошиљалац једноставно ангажовање у ЦИА понашање.

Копирање људи може бити комплимент, укључивање људи у добру идеју или стављање до знања о нечему што може утицати на њих. Копирање шефа када некога хвалите јасна је порука да желите да се добре вести прошире у ланцу исхране.

Али ако образложење „цц:“ није толико очигледно примаоцима колико и пошиљаоцу, постоји проблем. Не претпостављајте да знају. Можете питати људе у вашем кругу да ли и како желе да их копирају; неки заиста желе да буду у току, док ће други можда желети да одустану. Ако постоји било каква могућност неспоразума, у е-поруку укључите кратко објашњење зашто сте копирали људе.

Питање: Зашто мистерије?

У вашу поруку нисте укључили никакве контакт податке осим адресе е-поште. Ако вас не познајем добро, али желим да учиним нешто нечувено, на пример, назвати вас или послати е-поштом, било би корисно да знате свој наслов, адресу и број телефона. Јесу подучавање ученика основних школа како да постављају своје е-адресе за аутоматско потписивање ових дана, па је можда време да и ви храбро скочите у 90-е и то такође учините.

Послали сте ми поруку у којој нема ничега у теми. Било је то сјајно мало уштеде времена, али сигурно ми није помогло. Ако радим тријажу путем е-поште, не могу да утврдим да ли је ова порука критична или неозбиљна и сигурно је касније не могу лако потражити по теми.

Користите своје вештине писања наслова и помозите ми овде. „Здраво“ или „Питање“ могу радити за кратке поруке које ми никада неће бити потребно да их сачувам и поново прегледам. Али када је порука важна, тема треба да је одражава. И молим вас, немојте додавати нову и неповезану поруку на стари наш е-маил који сте имали у датотеци - онај који ми шаљете са старим, оригиналним редом предмета који се више не односи на топиц ду јоур.

Питање: Да ли имате поремећај везаности?


Мој колега Поинтер Сцотт Либин предложио је овај, који је његов љубимац. Не ради се о људима који обећавају прилоге, а затим забораве да их укључе пре него што притисну дугме „пошаљи“ - с времена на време нас је срамота због тог гафа. Уместо тога, Сцотт је запрепаштен бројем људи који му шаљу прилоге који му нису потребни. Говори о стварима попут приложених визиткарти или логотипа или прилога у порукама, без објашњења зашто би уопште желео да их прочита. Вишак електронске пртљаге може да зачепи поштанско сандуче или успори отварање неких порука.

То је посебан проблем за оне који користе диал-уп или друге спорије Интернет везе, али непотребни прилози прождиру време и простор чак и за широкопојасне кориснике. Као и код е-поште уопште, слањем заиста релевантних сигнала поштујете време примаоца.

Питање: Да ли ме избегавате?

Када се превише ослањате на е-пошту, људи то могу схватити као свесну одлуку да се дистанцирате. Иако нас е-пошта може одржавати везу, такође нас може раздвојити. Па се запитајте: да ли је ово нешто што бих могао или требао да комуницирам лично? Када сам последњи пут разговарао са овом особом, лицем у лице? Не будите уредник за којег сам чуо да су га описали неки новинари: онај који се налази само неколико метара од новинара, али шаље е-пошту уместо да једноставно разговара с њима.

Не мрзим е-пошту. У ствари, као неко ко живи у Висконсину и ради на Флориди, е-пошту сматрам својим спасом за сараднике и новинаре широм света. Али знам да је на мени да будем сигуран да га користим паметно - као извор информација, а не као неспоразум.

Исто важи и за вас. Тако, на пример, ако одлучите да ову колумну пошаљете е-поштом колегама као алат за учење, обавезно приложите напомену која објашњава зашто то радите.

Још боље, само разговарај са њима.